（以下は、The Fast Companyのバーチャルオフィスに関する記事を翻訳編集したものであり、元の記事・内容について当社が独自に制作・発信しているものではございません。）
場所に関係なく、誰もが成功できるデジタルワークスペースを構築しない限り、本当に効果的なハイブリッドワークフォースを持つことはできない。
従業員をフルタイムのオフィス勤務に引き戻そうと長年試みてきた多くの企業が、今後の仕事の形態はハイブリッドであると結論づけている。
マッキンゼーによる「2023年：組織の現状」報告書によれば、企業の90％が従業員に一部、またはほとんどの時間リモートで働く機会を提供している。
また、今後リモートワークの機会が減ると予想している企業は回答者全体のわずか14％だった。
ハイブリッドワークを通じて企業は人材をより引きつけ、維持することができ、さらには従業員の生産性も向上させることができるため、定着しているのは納得である。
ハイブリッドワークの利点にもかかわらず、多くのリーダーは、両方の労働環境で従業員のニーズをバランスをとるのに苦労している。
対面、もしくはバーチャルのどちらか一方を優先することで、チームが分断され関与しなくなってしまう可能性があるからだ。
しかし、そのどちらかを選ぶ必要はない。
バーチャルオフィスを導入することで、対面とリモートワークの連携を図るハブとなり、従業員のギャップを埋める役割を果たすからだ。
企業がハイブリッドおよび完全リモートの従業員に対しどのように失敗しているか
従業員たちは圧倒的に、残りのキャリアの期間の一部でもリモートで働くことを望んでいる。
Bufferの調査によれば、98％の従業員が、自宅でのリモートワークは集中して作業することができ、ストレスを管理しやすく、気を散らす要因を取り除くことが簡単だと述べている。
ただし、本当に効果的なハイブリッドワーク環境を構築するために企業が対処しなければならない課題が存在する。
具体的に、Bufferの調査ではリモートで働く従業員は一般的に以下の課題に直面することが多いと分かっている。
孤独感
リモートワーカーの75％は同僚とのつながりを感じているが、15％は孤独を感じている。これはリモートワーカーの21％が自宅に滞在しすぎていると感じていることに起因するかもしれない。
企業は、従業員が仕事以外の話をできるバーチャルの交流の場をつくり、可能であれば実際に会う機会を保証すべきである。
タイムゾーンの課題
タイムゾーンをまたいだ場所、つまり時差のある場所で働くことも、また一般的な摩擦点である。
これは時差を管理するためのツールが必要なことを示唆しており、プロジェクトを従業員間でスムーズに移行できるような追加のソリューションや手続きが必要になってくる。
コミュニケーションの切断
リモートワーカーの15％近くが、協力することやコミュニケーションをとることに苦労している。
これは、企業が時差や場所における従業員間のギャップを埋めるための異なるツールやプロセスが必要であることを示唆している。
幸いなことに、これらの問題すべてに対処するための解決策がある— バーチャルオフィスだ。
バーチャルオフィスがDX戦略にどのように適合し、ハイブリッドワークの成功を推進するのか
真に公平なハイブリッドワーク体験を構築するには、従業員体験をデジタルの視点で再考する必要がある。
対面で働く従業員に提供されるすべての体験は、リモートワーカーにも提供されるべきである。さらに重要なことに、すべての人が働く共有のバーチャルスペースを作る必要がある。
バーチャルオフィスは、従業員がすべての必要な業務リソースにアクセスし、専用のバーチャルスペースを通じて同僚と一緒に作業できる場所である。
目標は、情報、テクノロジー、およびチームに提供される機会を、直感的で魅力的なバーチャルインターフェースを通じてシームレスに統合することである。
バーチャルオフィス構築を始める手助けとして、以下のステップを勧める。
ステップ１：ソフトウェアとツールを監査する
チームの様々なツールとアプリケーションを洗い出そう。
すべての製品を文書化し、チームメンバーと対話してこれらのツールが彼らのワークフローでどのように使われているか理解しよう。
ツールを文書化する過程で、個々のチームがそれぞれ類似しているが機能の違うツールを使用していることに気づくかもしれない。例えばメッセージ機能や共同編集などだ。
これらの機能別にアプリケーションをグループ化し、従業員のフィードバックをチェックして、ツールごとの使用頻度と欠点を把握しよう。
この情報はどのツールを使い、どれを廃止するかの選択に役立つはずだ。
ステップ２：デジタル情報ハブの作成
従業員は、自分がどこで働くかに関係なく、適切なリソースと情報に迅速にアクセスできるべきである。
ソフトウェアの選択肢を最適化したら、作業を効率化できるよう、よく使うドキュメントやテンプレートを格納するデジタル情報ハブを作成することが重要だ。
ステップ３：従業員をオンボーディングする
最高のDX戦略があったとしても、チームのメンバーがあなたの変化の背後にある戦略を理解していなければ成功しないだろう。
リーダーたちが新しいツールセットについて議論し、バーチャルワークスペースの操作方法を説明する録画されたミーティングを開催しよう。
新しい状況にチームが適応する際に質問を推奨し、フィードバックを受け入れよう。
従業員の成功をさらに助けるため、ハウツーガイドやFAQを共有のデジタルライブラリに保存し、簡単にアクセスできるようにしよう。
ステップ４：バーチャルオフィスマネージャーを雇う
バーチャルオフィスマネージャーは、従業員がバーチャルワークスペースから最大の利益を得るために不可欠だ。
バーチャルオフィスマネージャーの役割はチームの具体的なニーズに基づいて異なるが、通常は企業イベントの計画と管理、新しい従業員のオンボーディング、技術サポートとセットアップの支援、新しいワークプレイスツールとソリューションの調査の手助けが一般的だ。
「バーチャルオフィスマネージャーハンドブック」は、バーチャルオフィスマネージャーの典型的な役割と責任について詳しく説明し、バーチャルオフィスでの生産性を最大化する戦略を提供してくれる。
オフィスの未来はデジタルにある
場所に関係なく、誰もが成功できるデジタルワークスペースを構築しない限り、本当に効果的なハイブリッドワークフォースを持つことはできない。
ハイブリッドワークは定着しつつあるが、リモートワーカーは一般的に同僚との協力や、関係を築く際に課題に直面している。
そのため、これらの課題を克服するバーチャルオフィスを構築することは重要であり、いつでもどこでもすべての従業員に一貫して楽しい体験を提供するために不可欠なのである。
参考：日本のバーチャルオフィスについてはこちら
ナレッジソサエティ：https://www.k-society.com/
バーチャルオフィス：https://virtualoffice1.jp
